Méthode GTD : Le système de liste de tâches et de gestion de projet qui a changé ma productivité

La méthode GTD (Getting Things Done) est peut-être la plus redoutable des méthodes de productivité et d’organisation. L’auteur, David Allen, propose un système établi sur un ensemble de règles et d’étapes à suivre pour améliorer la gestion de nos tâches et nos projets à travers des listes, un calendrier et des documents bien référencés.

Qu’est-ce que la méthode GTD (Getting Things Done) ?

La méthode GTD est un système facilitant le passage à l’action pour alléger notre stress. Selon David Allen, notre stress provient de notre concentration sur un problème plutôt qu’à sa résolution. Un projet ou une tâche occupe notre cerveau et nous occasionne un stress intense parce’que :

• Nous manquons d’idée concernant son résultat final,
• Nous manquons d’idée quant à l’action ou les prochaines actions à entreprendre,
• Nous n’avons pas un système de travail fiable nous permettant de ne plus y penser en toute confiance
  

Dans son livre, S’organiser pour réussir, David Allen propose un ensemble d’étapes et d’outils pour adapter la méthode GTD à notre vie et créer notre propre système.

Comment est structurée la méthode GTD ?

Pour libérer notre esprit de toute charge mentale, pouvoir explorer ses idées nouvelles et passer à l’action en permanence, la méthode GTD propose une solution : définir la nature de chaque élément entrant, date de rendez-vous, tâche, projet, documents ou informations puis lui assigner une action.

La gestion de ces éléments utilise un système en 5 étapes : capturer, clarifier, organiser, revoir, s’engager.

Capturer toutes les informations dans sa boite de réception

David Allen nous invite à nous constituer une boite d’entrée. Cette liste doit être exhaustive : tous les éléments entrants, privés ou professionnels, doivent être récoltés. Cette boite de réception est temporaire. Elle doit permettre de stocker toutes les informations avant de les traiter.

Pour que la capture fonctionne convenablement, il est impératif que :

• Nous soyons exhaustifs dans la récolte afin que chaque élément sorte de notre esprit,
• La boite d’entrée soit vidée régulièrement, que nous clarifions régulièrement la totalité des intrants,
• L’entrée des informations dans la boite soit rapide, quelques secondes doivent suffire au risque d’oublier de déposer un intrant.
  

Clarifier chaque intrant de la boite de réception

Étape primordiale de la méthode getting things done, la clarification nous invite à reprendre chaque intrant et pour chacun définir si :

• C’est un projet (enchainement de plusieurs tâches),
• C’est une action suivante ou une tâche,
• C’est un document ou une information devant servir de référence
  

Nous creuserons cette étape ultérieurement dans cet article. David Allen propose un schéma nous permettant de définir facilement la nature de l’intrant.

Structuration

À cette étape, nous attribuons un emplacement à chaque intrant. Nous attribuons une date aux éléments du calendrier, déléguons les tâches et les projets à d’autres personnes, classons les documents de référence et trions nos tâches à venir.

Être organisé signifie simplement que chaque chose est à sa place en fonction de ce qu’elle signifie pour vous.

David Allen

Réflexion

David Allen nous invite à parcourir nos listes et notre boite de réception régulièrement. C’est une chose de noter de faire quelque chose, c’en est une autre de s’en rappeler au moment opportun.

La réflexion se matérialise sous la forme de deux révisions :

• La révision périodique à travers laquelle nous revoyons les projets en cours, le calendrier et la liste des tâches et prochaines actions.
• La révision hebdomadaire à travers laquelle nous revoyons la boite de réception, la liste un jour peut-être, la liste des actions suivantes, les projets en cours ou envisagés.
  

Le passage à l’action

Cette étape représente 90 % de notre temps. Elle correspond au reste de notre vie, quand nous faisons nos courses, lorsque nous travaillons sur nos tâches et nos projets en cours. Le système GTD propose des modèles de choix d’action à entreprendre selon le contexte, l’urgence, la définition du travail à faire et notre énergie à l’instant T.

Appliquer la méthode GTD

Nous allons à présent passer en revue chacune des étapes de la méthode getting things done en profondeur. À l’issue de cette lecture, vous serez en mesure de créer votre propre système GTD.

Je vous invite à sauvegarder cet article dans votre application de lecture ultérieure afin d’y revenir régulièrement au besoin. Le mieux restant de faire l’acquisition de S’organiser pour réussir, afin de recevoir tous les conseils de David Allen.

Capturer dans votre boite de réception

Lors de votre première application de la méthode GTD, vous allez réserver beaucoup de temps à cette étape. Soyez exhaustif, créez une liste physique ou numérique de la totalité de vos intrants, tâche, projets, événements, rendez-vous, idées, envie d’activité, etc. Vous les passerez en revue plus tard.

Ne vous inquiétez pas encore de l’organisation, contentez-vous de tout récupérer. Par ailleurs, je vous recommande de commencer par lister la totalité des types d’intrants que vous pouvez recevoir :

• Courriers postaux,
• Mails,
• Recommandations de films, livres, musiques,
• Liste de course,
• Rappels commerciaux,
• Etc.
  

Personnellement, j’ai créé plusieurs boites de réception. La quasi-totalité de mes intrants sont numériques, mais nous recevons encore des courriers et certains d’entre eux doivent être conservés. J’ai une boite physique et une boite numérique. Aussi, vous pourriez avoir des projets d’envergure, sans date d’échéance, que vous ne souhaitez pas voir dans la même inbox que vos tâches quotidiennes ou listes de course.

Clarifier sa boite de réception

La clarification prend la forme d’un schéma à suivre. Il est tout droit tirer de l’ouvrage « S’Organiser Pour Réussir » de l’auteur. Tous les éléments en italique sont des listes que vous découvrirez à l’étape structuration.

Lorsque vous passez en revue votre boite de réception, appliquez ce schéma décision à chacun des éléments qui s’y trouvent : vous êtes certains d’alléger votre cerveau.

1. La tâche est-elle concrétisable ?
   
   1. Si la réponse est non :
      1. Lorsque l’information est inutile : poubelle
      2. Si c’est une tâche que vous ne pouvez pas faire actuellement, intégrez-la dans la liste un jour peut-être
      3. Si c’est une information intéressante qui pourra être utile un jour, intégrez-la en référence.
   2. Si la réponse est oui :
      1. Si la nouvelle tâche appelle une action dans un projet existant, rattachez l’intrant au projet
      2. Posez-vous ensuite la question : quelle est la prochaine action à exécuter ? Déterminez le prochain acte visible et concret pour l’achever. Si la tâche demande plus d’une action, c’est un projet.
2. Ensuite, il faut se demander si l’action prend moins de deux minutes :
   1. Si elle peut être réalisée en moins de deux minutes, vous la faites. C’est une étape clé de la méthode GTD. Essayez de l’appliquer, vous serez surpris du nombre de tâches, vous parvenez à accomplir en une journée suite à cela. Ne vous posez pas de question : moins de deux minutes ? Vous faites.
   2. Si elle ne peut pas,
      1. Sous-traitez-la (agenda et liste en attente)
      2. Différez-la (liste actions suivantes)
         

Dans la méthode GTD, l’auteur explique qu’un projet est toute tâche qui vise à obtenir un résultat final et nécessitant plus d’une action. Aller au supermarché et acheter du papier toilette et de l’eau est un projet : vous avez trois actions.

Structuration de son système GTD

Les étapes de la clarification permettent d’identifier la nature d’une tâche et de tout type d’élément entrant. La structuration définit ensuite chaque boite ou liste dans lesquelles vont se trouver les intrants clarifiés : c’est essentiel à votre productivité.

Vous allez donc retrouver 7 catégories :

• Liste projets : c’est la liste de toutes vos tâches qui comprennent plus de deux actions et une date de fin. Les projets sans date de fin (évolution de la lecture de votre bibliothèque, calendrier éditorial d’un blog, etc.) n’auront peut-être pas à se trouver là : à vous de voir. Je produirai bientôt un article à ce sujet.
• Documents annexes aux projets : Cette liste comprend la totalité des documents utiles à la réalisation de votre projet, notes de mail, rapports de réunion concernant un projet en cours, notes de frais, etc. Personnellement, j’utilise TODOIST pour gérer mes projets et Apple Notes pour les documents. Chaque nouveau projet créé dans TODOIST se voit créé ensuite dans Apple Notes.
• Actions et informations de l’Agenda : l’agenda ou le calendrier sont inviolables. Tout ce qui y est inscrit ne peut pas être reporté et doit être honoré : rendez-vous, timeboxing, etc. Ce sont toutes les tâches comprenant une heure.
• Une liste actions suivantes : la liste d’actions suivantes comprend toutes les actions et tâches qui ne peuvent pas être déléguées et impossibles à réaliser en moins de deux minutes.
  
  • Grâce aux outils modernes comme Todoist ou Things 3, vous pouvez mélanger vos actions suivantes et vos tâches issues de projets.
  • La méthode GTD nous recommande d’ajouter un tri supplémentaire : le contexte. Associez à chaque tâche des contextes de réalisation : selon l’outil nécessaire, un téléphone ou une boite mail, selon un lieu comme le supermarché ou la maison de vos parents. Ainsi, vous serez certains de voir la totalité des actions à réaliser selon le contexte dans lequel vous vous trouvez.
  • Grâce à un outil du type Todoist, vous pouvez aisément associer une date de réalisation à une tâche. Vous profiterez de la révision hebdomadaire pour planifier vos semaines avec précision.
• Une liste en attente : cette liste comprend l’ensemble des tâches que vous avez déléguées : en la consultant, vous pouvez suivre la totalité des tâches et des projets en cours de travail. J’utilise personnellement une simple étiquette Todoist.
• Les documents de référence, vous retrouverez deux types de documents de référence : ceux en rapport avec un projet en cours, ceux en rapport à une aire de votre vie. Certains documents ne sont rattachés à aucun projet spécifique, notice de lave-vaisselle, feuille d’imposition, notes de lecture d’un livre, etc. Vous pouvez utiliser un outil d’archivage, Notion, Apple Notes ou encore Evernote, classer vos documents selon leur sujet.
• Une liste un jour peut-être : cette liste est intéressante, car elle vous permet de garder en suivi tout ce que vous pourriez vouloir aborder tôt ou tard. Lors d’un week-end calme ou d’une semaine de vacances, vous pouvez consulter cette liste et revoir tout ce que vous souhaitiez faire à un moment donné.
  

Réflexion

La méthode GTD fonctionne parce qu’elle évolue facilement. Votre vie a changé et votre système GTD doit évoluer ? Vous pouvez le faire grandir. Toutefois, pour arriver à un tel stade, vous devez respecter deux habitudes essentielles à la méthode GTD :

• La révision hebdomadaire
• La révision quotidienne
  

Lors de la révision quotidienne, vous revoyez votre agenda, la liste des prochaines actions et la liste projet, vous considérez les priorités de la journée et adapter votre semaine.

Lors de la révision hebdomadaire, vous revoyez plus globalement votre organisation. Vous épluchez chaque projet en cours, chaque liste des actions suivantes, vous videz votre boite d’entrée et vous jetez un œil à un jour peut-être.

En respectant ces habitudes, vous vous assurez de la propreté de votre système. David Allen recommande de réaliser la révision hebdomadaire le vendredi dans l’après-midi : nous avons moins d’énergie pour des tâches profondes et toutes les actions en cours sont fraiches dans notre esprit avant le week-end.

Le passage à l’action

Le travail peut être de trois types :

• Le travail prédéfini, celui inscrit sur nos listes
• Le travail qui se présente, les urgences du jour
• La définition du travail à faire, la prise d’information, l’organisation et la structuration de nos semaines de travail
  

Une mauvaise organisation conduit notre cerveau à privilégier le second type de travail au détriment des deux autres. Notre esprit stresse à cause des nouveaux intrants puis délaisse les projets moins urgents : voilà pourquoi nous passons parfois plusieurs mois, voire plusieurs années sans avancer vers certains objectifs peu urgents, comme le changement de carrière.

Pour cela, la méthode GTD propose un modèle pour choisir notre prochain travail. Nos tâches peuvent être choisies selon plusieurs critères :

• L’importance du projet pour notre vie à moyen et long terme : voulez-vous changer de vie, par exemple ?
• Vos responsabilités, avez-vous des responsabilités professionnelles que vous ne pouvez pas manquer ?
• Le contexte de réalisation, si vous avez une vingtaine de minutes d’attente et avez votre téléphone, profitez-en pour jeter un œil à vos tâches liées à la téléphonie : appeler votre client, appeler le plombier, etc.
• Temps disponible, si vous n’avez que 5 minutes avant la prochaine réunion, il est peut-être judicieux d’envoyer une réponse rapide à une question d’un collègue plutôt qu’avancer sur votre rapport de plusieurs dizaines de pages,
• Énergie disponible, quelle heure est-il ? Êtes-vous « au taquet » ? Avez-vous fait une crise d’insomnie la nuit derrière et tout effort de concentration vous est insupportable ? Adaptez votre liste de tâche quotidienne à votre énergie du moment.