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S’organiser, au travail ou à la maison, voici peut-être l’une des tâches les plus difficiles à appliquer durablement. L’organisation personnelle ou le management d’entreprise sont des vastes sujets. Traités depuis l’aube de l’ère industrielle, ces sujets tentent répondre à une unique question : comment gagner en efficacité ?
Comme le dirait David Allen, l’auteur de la méthode GTD, s’organiser ne saurait prendre place qu’au travail. Votre organisation doit comprendre tous les pans de votre vie, tout au long de votre journée, depuis le bureau jusqu’à la maison, des simples tâches ménagères jusqu’à la gestion de projets complexes.
Il existe autant d’outils pour s’organiser que de méthodes de travail. Une bonne organisation est personnelle, s’adapte à votre vie et surtout, se maintient sur le long terme. Qui n’a jamais eu un élan d’organisation un jour pour finalement l’abandonner quelques jours ou semaines plus tard, faute d’un système soudainement complexe et trop peu adapté à votre style de vie ?
Après avoir lu des dizaines de livres pour s’organiser au travail ou à la maison, essayé différentes méthodes pour utiliser les listes de tâche ou l’agenda à la perfection, je souhaitais vous proposer des pistes et des liens à explorer pour que vous créiez votre propre système. Un système adapté à votre vie.
Dans cet article, nous allons apprendre les philosophies qui se cachent derrière l’organisation et la productivité pour ensuite couvrir les outils à votre disposition. Enfin, je vous proposerai des méthodes que j’explique sous la forme d’articles ou encore des livres que vous pourrez découvrir.
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Comme le dit David Allen dans son excellent livre, s’organiser pour réussir, nous n’avons que trois formes de travaux :
Le problème d’organisation le plus récurrent, en particulier chez les personnes très occupées, est l’incapacité à gérer les urgences. Ce travail finit par prendre toute la place et nous empêche d’accomplir les tâches qui comptent véritablement pour nous. Réussir à bien segmenter psychologiquement ces différentes tâches et leur allouer un temps de travail défini réduira considérablement votre stress.
C’est tout l’art de l’organisation, réussir à rendre leur place aux travaux de la troisième catégorie : la planification et la révision régulière de notre outil productif.
Planifier ses projets et ses tâches est essentiel pour avancer dans son travail et atteindre ses objectifs. Comme nous l’avons vu récemment, la gestion de vos entreprises en cours, le management de votre emploi du temps, de vos semaines et journées, fait partie intégrante de votre travail.
Pour apprendre à vous organiser, vous devez apprendre à maintenir votre système.
Tous ceux qui ont un jour essayé de s’organiser le savent : la tâche la plus difficile de l’organisation est le maintien du système dans le temps.
C’est pour cela qu’il faut régulièrement passer en revue ses tâches et entreprises en cours.
Personnellement, je recommande différents modes de management de votre emploi du temps selon le moment de la semaine.
Si vous exécutez correctement ces deux types de révisions, vous vous assurez la maintenance de votre système d’organisation dans le temps. Pour être bien organisé, on peut considérer que ce travail doit représenter environ 10 % de votre volume de travail total.
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Nous avons tendance à attribuer trop d’importance aux outils numériques de productivité. Souvent, on pourchasse la dernière application à la mode, Evernote, Notion, Obsidian, etc.
En réalité, tous ces systèmes n’ont que peu d’importance : depuis l’ère moderne, avant même l’existence de l’ordinateur de bureau, nous n’avons jamais eu que trois outils d’organisation :
C’est tout.
Imaginez, Churchill a su tenir un poste de parlementaire, lire plus de 5 000 livres, publier articles et livres, écrire les plus beaux discours du XXᵉ siècle (travail littéraire qui lui valut un prix Nobel de littérature), tenir des postes ministériels, voire le poste de premier ministre en pleine Seconde Guerre mondiale, parfois, tout ceci en parallèle. Comment ? Il n’avait pourtant pas de logiciel de productivité ou de gestion de projets.
Ses biographes décrivent un système d’organisation particulièrement sophistiqué construit autour de bibliothèques de livres et de notes. J’essayerai un jour d’écrire un article à ce sujet si je parviens à trouver des informations précises sur son système.
La liste de tâche est simple. N’importe quel projet se décompose en un ensemble de tâches, elles-mêmes décomposables. Pour créer une liste de tâche efficace, il vous suffit de noter votre objectif et de définir l’ensemble des actions à accomplir pour le mener à son terme.
La liste de tâche doit rester simple pour la gérer efficacement dans votre quotidien. Vous disposez d’une liste de tâche du quotidien, à accomplir dans la journée. Parallèlement, vous disposez d’un ensemble de plusieurs listes de tâche à rattacher à chacun de vos projets et objectifs en cours : préparation d’une réunion de travail, lancement d’un nouveau site internet, etc.
C’est tout. Suivant la méthode du timeboxing que nous aborderons ultérieurement, vous pourrez réserver un espace de travail pour gérer telle ou telle liste de tâche. C’est à vous de voir. En revanche, restez simple : une liste de tâche n’est qu’une liste de chaque action que vous devez accomplir. Point.
Vous n’avez pas nécessairement besoin d’entrer dans des solutions complexes plébiscitées par les gourous de la productivité.
Comme je viens de l’énoncer, le calendrier peut devenir un système légèrement plus complexe si vous appliquez la méthodologie du timeboxing. En revanche, le calendrier (ou l’agenda) est l’outil le plus simple à organiser.
Vous notez des actions ou des événements qui dépendent d’une date définie dans le temps : rendez-vous client, rendez-vous chez le médecin, la venue du plombier à la maison, etc.
Certaines applications vous permettront d’y inscrire des listes de tâches, mais je vous recommande d’utiliser un logiciel dédié pour celles-ci comme Todolst ou Things 3.
Là encore, restez simple. Une base de données documentaire n’est rien d’autre qu’un système d’organisation de l’information. Selon la nature de l’information et son appartenance à un sujet ou un objectif, son rangement pourrait être amené à changer.
Ce que la méthode GTD préconise, c’est de tenir une base documentaire indéfinie dans le temps, selon les différentes aires de votre vie : documents fiscaux à conserver, carnet de santé de votre chien, images de radiographie. Chaque élément à son espace selon son sujet. Vous pouvez tenir une base de données numérique et une autre physique (cette dernière vous permettra de stocker tous vos documents légaux notamment).
Ensuite, vous pouvez disposer d’une base de documentaire rattachée à un objectif : un dossier papier ou un dossier numérique sur votre ordinateur ou dans votre application de prise de notes. Ces informations n’existent qu’à travers un ensemble de tâches. Une fois l’ensemble des actions nécessaires à son accomplissement remplies, le dossier peut être archivé, supprimé ou déplacé dans votre base de données générale pour des informations dont vous pourriez avoir besoin plus tard.
Différentes méthodes existent selon la nature de vos projets, de vos objectifs et de vos tâches. Je vais à présent vous proposer une liste de méthodes d’organisation sur lesquelles j’ai pu écrire.
Je vous introduirai dans cet article le concept de la méthode, mais aussi les projets auxquels elle s’applique. Ainsi, vous pourrez piocher parmi les méthodes les plus à même de vous aider dans l’accomplissement de vos tâches et objectifs afin de vous organiser correctement.
Plusieurs articles seront proposés au fil du temps pour chaque méthode.
© 2022 Guilhem Delachapelle
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