Manque de temps pour mener les projets qui nous tiennent à cœur, manque d’efficience et d’efficacité et procrastination mènent directement à un état mental négatif : ça peut vous empêcher d’accomplir les œuvres que vous souhaitez réaliser et bouleverser votre état affectif. Voyons comment éviter ce problème.
Quand j’ai lancé mon agence de com’ en stage de fin d’étude avec mon associée, on était plein d’espoir, plein d’entrain.
Trouver un nom, faire le logo, créer un site tout ça fut très excitant. On a commencé à creuser autour de nous pour avoir nos premiers clients et avons-même rejoint assez rapidement un réseau d’affaire.
Très rapidement nous avons enchainé les rendez-vous client, émis factures, devis, géré la comptabilité et bien-sûr en parallèle, mené à bien les missions que l’on nous confiait.
Ce fut très compliqué. Jeunes, pas encore diplômés nous n’étions pas très efficaces. J’ai donc commencé à vouloir résoudre ce problème, à améliorer mes capacités. De ces recherches est née une véritable passion voire une quête : devenir plus productif.
Cette quête me permettait de vaincre mon stress et ma peur de ne pas pouvoir mener mes projets à terme par manque de temps et d’énergie tout en dépassant la culpabilité de la procrastination.
Je vous livre ici une liste non exhaustive et évolutive des vidéos, articles et podcasts que vous pouvez suivre vous aussi. C’est un condensé de plusieurs années de découvertes.
La classification
J’ai décidé de regrouper tous ces liens selon plusieurs thématiques essentielles à la productivité qui forment un tout :
- Prise de note
- Procrastination
- Apprentissage
- Organisation
- Philosophie de la productivité
Nous sommes de retour à une époque d’ébullition de la pensée et du partage des connaissances. Les structures éducatives se voient grandement altérées : ce ne sont plus à vos professeurs de vous diriger vers des connaissances et de vous les inculquer. C’est à vous de trouver vos instructeurs et les connaissances que vous souhaitez développer : nous sommes à l’ère du People Drive Learning de David Perell.
Prise de note
La prise de note est une partie fondamentale de la productivité. Votre capacité à prendre et gérer correctement vos notes va grandement influencer votre capacité à apprendre, produire et délivrer vos projets.
Une idée, un projet, une réunion entre collègues des rendez-vous clients, des ébauches de design, de propositions commerciales : tout commence par une note.
La prise de note a trois composantes majeures :
- L’inbox : vous devez être capables d’entrer une idée dans votre système de note en moins de 30 secondes. Vous risquez de reporter puis d’oublier la saisie si tel n’est pas le cas.
- Le cycle de vie de la note : prendre des notes c’est bien, mais sans organisation vos notes vont devenir ingérables. Vos notes doivent vivre, de la saisie rapide jusqu’à l’archivage : vous devez travailler leur contenu. Sur certaines notes je vais même jusqu’à créer des flashcards pour les mémoriser.
- Son archivage : Une fois que votre note est saisie puis travaillée, vous devez être capable de retrouver l’information nécessaire en moins d’une minute. Votre système doit vous servir, pas vous nuire.
Quelques liens
- Méthode PARA de Tiago Forte
Le guide ultime de Tiago Forte. Vous pouvez aller jusqu’à acheter sa formation « Build a Second Brain » mais elle coûte plusieurs milliers de dollars. Je ne l’ai pas suivie et me suis contenté de son contenu gratuit déjà excellent.
Quelques personnes que je suis via Twitter ou YouTube ont partagé leur avis sur cette formation et elle semble pertinente, ils paraissent satisfaits de leur investissement.
La méthode P.A.R.A de Tiago Forte est un système complet et très simple pour gérer tous les domaines de votre vie à travers la prise de note et la saisie de tâches. Je ne peux que vous conseiller de l’appliquer totalement ou partiellement.
Ici la chaine Keep Productive (excellente pour découvrir de nouveaux outils) fait une vidéo avec Tiago Forte pour expliquer sa méthode. Create Your Second Brain with Tiago Forte - Guide de Tiago Forte pour résumer des livres
Ce guide de Tiago Forte vous permet d’avoir un aperçu de sa méthodologie de synthèse de livre. Je vous la partage car cette méthodologie est applicable pour tous les formats d’information : essais, articles, livres, vidéos, etc.
Je me suis inspiré de son travail pour gérer le cycle de vie de mes notes de synthèse. - Prise de note depuis de livres
Une alternative au système de Tiago Forte. Thomas Frank vous offre une alternative pour identifier les passages d’ouvrage qui valent le coup. Utilisez ses méthodes et appliquez-les à vos sources d’informations. - Système d’Ali Abdaal
Ici vous avez le système d’Ali Abdaal. Ali est médecin et est passionné par l’apprentissage. Il a d’ailleurs créé en parallèle de ses études de médecine une société d’accompagnement des étudiants en médecine. Ali est un expert en productivité, il est curieux et développe des systèmes intéressants.
Procrastination
La gestion de la procrastination est aussi un pilier de la productivité. Elle peut tuer des projets, nous empêcher de construire n’importe quel système et même mener à terme à d’intenses niveaux de stress.
La procrastination peut être abordée de plusieurs manières différentes et n’est pas si malsaine que ça. C’est notamment l’écoute de cette procrastination qui m’a poussé à me lancer dans le développement de mes compétences en développement.
Toutefois, la procrastination est un vrai problème pour beaucoup de personnes. Elle est pernicieuse et prend plusieurs formes :
- La procrastination quotidienne ou l’on repousse l’appel chez le dentiste, le lancement d’un projet
- La procrastination sur le long terme, plus dangereuse. C’est elle qui vous amène à repousser certaines envies telles que le fait de quitter son travail toxique, se mettre au sport, etc. Elle vous empêche de vivre la vie souhaitez construire. Je ne sais pas ce qu’en pensent les psychologues, mais je pense que c’est cette procrastination qui mène autant de personnes à remettre leur vie en question la quarantaine atteinte.
Quelques sources
- Pourquoi la motivation est un mythe ?
Encore Ali Abdaal. Il nous résume le livre Motivation is a Myth. Selon ce livre et Ali, la motivation et donc son contraire, la procrastination, n’existent pas. - Comment arrêter de procrastiner ?
Cette vidéo traite aussi de la procrastination. Ali Abdaal va dans la profondeur du sujet et nous invite à comprendre pourquoi nous procrastinons et comment arrêter.
Apprentissage
Les établissements de formation supérieure ne suffisent plus. Ils sont déjà en retard de plusieurs années sur le marché.
C’est un phénomène normal. Ces établissements appartiennent au monde d’hier alors que le monde d’aujourd’hui est totalement différent et bien plus rapide.
Savoir apprendre est devenu une qualité incroyablement puissante, même primordiale.
Je vais donc vous donner toutes mes sources vidéos que vous pourrez retrouver pour apprendre à… apprendre.
- Méthode Feynman
Ici, Thomas Frank nous enseigne la méthode Feynman. Ce Feynman n’est pas n’est pas n’importe qui. Avez-vous entendu parler du projet Manhattan ? Le projet américain de la bombe atomique ? Eh bien, Feynman y a participé. Son surnom était The Great Explainer car c’était un excellent professeur de physique. Découvrez ses conseils pour apprendre par l’enseignement. - Apprendre efficacement
Ali Abdaal nous présente la méthodologie qu’a employé un étudiant en médecine avec qui il a étudié à Cambridge. Cet étudiant a terminé premier au concours. Ali nous livre sa manière de travailler basé sur l’Active Recall. - Comment étudier pour un examen ?
On sait tous que les études de médecines sont difficiles, qu’il faut être réellement efficace et productif en termes d’apprentissage pour arriver à ses fins. D’ailleurs, je parle en connaissance de cause, je me suis frotté il y a quelques années à la PACES. Ali nous propose d’aller plus en profondeur dans l’Active Recall et la méthodologie pour comprendre puis apprendre. Il se base sur les travaux de David Epstein et nous livre le framework STIC. - Comment apprendre de nouvelles choses ?
Ali revient sur l’apprentissage une nouvelle fois et nous explique qu’avant de réviser il faut d’abord apprendre. Réviser, relire sans avoir appris est inutile ou presque : nous ne nous rappellerons presque rien. Alors comment commencer par apprendre ? - Explication de la méthode d’Active Recall
Si vous êtes encore dubitatif ou que vous avez la flemme d’utiliser les méthodes décrites ci-dessus, c’est cette vidéo que vous devez voir. Ce sont 20 minutes pendant lesquelles Ali rapporte des études scientifiques sur l’apprentissage et la mémoire.
Organisation
Peut-être le sujet principal de la productivité et celui qui me plait le plus : l’organisation.
Je ne vais pas traiter d’outils ou d’applications, mais plutôt de concepts à comprendre et appliquer pour ensuite utiliser au mieux vos outils favoris.
Je ne vous donnerai pas seulement de vidéos, mais des articles qui vont dans la profondeur des choses.
Le maître mot de l’organisation sera de planifier un minimum en permettant d’avoir une gestion presque quotidienne des choses pour les faire évoluer, mais aussi des projets plus long terme desquels il ne faudra pas dévier. Une bonne organisation serait de planifier avec flexibilité puis faire évoluer le plan au jour le jour.
Définir ses objectifs long terme avec les modèles mentaux
D’abord vous devez savoir ou vous allez. Un marin navigue quotidiennement pour éviter de sombrer, mais cherche surtout à garder le cap.
Alors la première question est : quel est le cap ?
Je vous invite à suivre cet article de Julian Shapiro vous permettant d’utiliser des modèles mentaux qui vous aideront à déterminer ce que vous souhaitez réellement faire dans plusieurs semaines, mois ou années. Il vous fournira une belle introduction, notamment sur la prise de décision et votre choix de projets à mener.
Voici aussi une vidéo de Julien Thierry, fondateur d’Eclypsia, entrepreneur à succès, qui vous explique comment fixer vos objectifs et les déconstruire dans le court, moyen et long-terme. Celle-ci est en français.
Timeboxing
Le timeboxing, ou timeblocking, est utilisé par de nombreux professionnels et de personnes a grand succès : Benjamin Franklin ou Elon Musk par exemple. Cette méthode vous invite à bloquer certaines parties de votre journée afin de vous concentrer sur une tâche. Cette tâche devra être finie à la fin de votre timeblocking afin d’éviter l’effet de parkinson : plus on attribue de temps à une tâche plus elle prendra du temps à être réalisée.
Voici deux vidéos que vous pouvez consulter sur le sujet par Thomas Frank :
Ces vidéos vous présentent deux approches de Timeboxing. Attention cependant. Nos journées sont inégales, parfois vous pourrez respecter un timeboxing intense et parfois non. Comprendre ce principe vous évitera de vous culpabiliser inutilement.
Pour cela suivez les conseils d’Anne-Laure Le Cunff : la consistance adaptative. L’objectif n’est pas de faire de longues périodes productives très intenses, mais difficiles à appliquer sur le long terme. Restez flexible.
DeepWork et Pomodoro
Je me sers des méthodes du deep work et du pomodoro pour structurer mes périodes de Timeboxing.
Le deep work consiste à entrer dans une espèce de phase ou vous êtes concentré à 100% sur votre tâche. Pour moi le meilleur exemple d’un deep work est notre état de concentration et d’attention pendant des examens : le temps passe vite et nous ne nous en rendons pas toujours compte. Nous sommes concentrés à 100% sur notre feuille : un deep work.
C’est cet état qu’il faut aller chercher. Personnellement je structure des périodes de deep work limitées via la méthode pomodoro. Un minuteur qui entoure vos périodes de travail et périodes de pause dans la journée que j’adapte en plus à mes périodes de timeboxing.
Pour retrouver un condensé global assez intéressant sur l’organisation du timeboxing suivez ce lien. Todoist est une application de gestion de tâche avec un excellent blog sur la productivité. N’hésitez pas à consulter leurs articles.
Un point très important reste à noter. Le deep Work est exténuant. En le pratiquant vous remarquerez que trois vraies heures de deep work vous fatiguent plus qu’une journée de travail de bureau classique. Pratiquer le deep work c’est un peu travailler moins pour produire plus. Ne surestimez pas vos capacités.
Livres sur le sujet
Voici quelques livres sur la productivité, certains sont des classiques, d’autres moins.
- Getting Things Done – David Allen : classique sur la gestion et la priorisation des tâches. Je ne l’ai pas lu, mais j’ai énormément lu sur la méthode et son application.
- Atteindre l’excellence – Robert Greene : Devenir bon et construire quelque chose prend du temps alors autant prendre son mal en patience.
- The Personal MBA – Josh Kaufman : il reprend certains concepts, mais ce n’est pas le livre que je recommande directement pour la productivité.
- L’obstacle est le chemin et l’Ego est l’ennemi – Ryan Holiday : Clairement des livres « philosophiques » sur la vie et le succès qui m’ont permis de prendre du recul sur l’application concrète des méthodes de productivité
- Motivation is a Myth – Jeff Haden : Très intéressant sur le concept de motivation et de procrastination je vous recommande.
- Make It Stick – Livre de Henry L. Roediger III, Mark A. McDaniel et Peter C. Brown : Pour apprendre à apprendre.
Philosophie de la productivité
Pour conclure cet article je ferai juste un point sur ce que j’appelle la philosophie de la productivité. Ayant moi-même commencé et testé toutes ces méthodes je me suis enfermé dans un monde ou tout était millimétré.
Le problème c’est que quand tout est calculé à la seconde près et que nous dévions, et croyez-moi vous dévierez, nous commençons à culpabiliser.
La culpabilité mène au stress qui mène à l’angoisse qui mène au côté obscur : une espèce de malêtre persistant.
Alors consultez bien l’article d’Anne-Laure Le Cunff que je vous ai mis en lien.
L’important n’est pas d’être capable de suivre des rushs intenses de productivité de temps en temps. L’objectif est de construire un système redoutable sur le long-terme. Rappelez-vous, Rome ne s’est pas faite en un jour.
Ce sont tous ces conseils, mes échecs et mes réflexions qui m’ont mené à cette conclusion qui m’a permise de sortir du cercle infernal que j’ai vécu il y a quelque mois : essayez par tous les moyens possibles de parfaire votre capacité à produire, mais n’oubliez jamais qu’il n’est pas bien grave de ne pas le suivre méthodiquement : nous restons humains.